Prozesse entstehen beim Wachstum von Unternehmen. Selten werden sie gut dokumentiert und systematisiert. Für anstehende Zertifizierungen werden die Geschäftsprozesse benötigt und dann ist guter Rat teuer.
Die Probleme mit Geschäftsprozessen im Mittelstand
Mittelständische Unternehmen stehen vor vielfältigen Herausforderungen mit ihren Geschäftsprozessen. Diese Herausforderungen sind:
- Die Komplexität der Prozesse ist vielleicht hoch. Das führte zu Unübersichtlichkeit und Ineffizienz.
- Es mangelt an Standardisierung. Damit entstanden inkonsistente Ergebnisse und eine erhöhte Fehleranfälligkeit.
- Die fehlende Prozessdokumentation erschwerte die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und schränkte die Nachvollziehbarkeit von Abläufen ein.
- Die gewachsene IT-Infrastruktur verursachte ineffiziente und langsame Prozesse.
- Die Mitarbeiter bildeten eventuell Vorbehalte gegenüber Veränderungen.
- Die finanziellen und personellen Ressourcen für die Umsetzung von Prozessverbesserungen sind begrenzt, was das Umsetzen erschwerte.
- Bei neuen Prozessen, wie e-Commerce und dem Nutzen von Künstlicher Intelligenz, kann nicht auf internes Wissen zurückgegriffen werden.
Verbesserung von Geschäftsprozessen im Mittelstand
Zur Verbesserung der Geschäftsprozesse können mittelständische Unternehmen folgende Maßnahmen umsetzen:
- Eine gründliche Analyse und Bewertung der bestehenden Prozesse ist durchführen, um Engpässe und ineffiziente Abläufe zu identifizieren.
- Die Prozesse sind zu standardisieren und im Detail zu dokumentieren. Ein zentrales Verwaltungssystem unterstützt diese Aktivitäten.
- Die Einführung von Automatisierungslösungen und modernen Technologien, wie Cloud-basierte Systeme, ist hilfreich, um die Effizienz zu steigern.
- Die Akzeptanz der Mitarbeitern lässt sich durch regelmäßige Schulungen und einen strukturierten Ansatz für Veränderungen erhöhen. Außerdem sind den Mitarbeitern die Vorteile der Veränderungen zu erklären.
- Die Prozesse lassen sich fortlaufend optimieren mit einem kontinuierlichen Verbesserungsprogramm, wie Kaizen. Damit lassen sich auch Anpassungen vornehmen.
- Externe Berater und Partnerschaften mit anderen Unternehmen können zusätzliche Expertise einbringen, um diese Prozesse-Transformation zu unterstützen.
Mein Rat zur Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse
Wenn Prozesse systematisiert und auf „state of the art“ anzupassen sind, dann sollten sie auch die besten Prozesse der Branche kennen. Dieses Wissen steht ihnen selten intern zur Verfügung. Wenn sie sich also im Dickicht der Prozesse nicht total verheddern wollen, dann ist mein Rat: Wenden sie sich an ausgewiesene Experten zu diesem Thema.
Meine uneigennützige Experten-Empfehlung zu Geschäftsprozessen für sie: Simone Glitsch